2000-10-09

Access 2000 – Datenbank-Management-System

Datenbank

Sammlung von Daten, die einen Gegenstand/eine Sache beschreiben
Besitzt verschiedene Objekte zur Datenmanipulation und –auswertung

Objekte (Table)

Tabellen enthalten Daten;
Tabellen enthalten

Felder und Datensätze (Reihen)

Name	Vorname	Geboren
Meier	Klaus	01.01.65
Lehmann	Hugo	02.02.67

o Felder (hier: Name)

o Datensätze (hier: Zeile)

Abfragen (query)

Objekte zur Auswertung der Daten
Abfrageergebnis heißt Dynaset

Sichten (view)

Darstellung eines Abfrageergebnisses (neu in Access 2000)

Formular (form)

Objekt zur Datenansicht und Datenmanipulation am Bildschirm

Bericht (report)

Objekt zur Datenausgabe auf den Drucker

Makros (macro)

Sammlung von (vordefinierten) Aktionen zur Automatisierung der Arbeit

Module

Sammlungen von Prozeduren in Visual Basic

Access-Versionen

1.0 (16 Bit)

1.1 (16 Bit)

2.0 (16 Bit)

95 7.0

97 8.0

2000 9.0

Access

· Relationales Datenbank-Managementy-System (RDBMS)

o Relational: zwischen Tabellen sind Beziehungen möglich

o Z.B. Ausleihvorgang kann nur stattfinden, wenn Leser in Tabelle Leser enthalten ist

MDI-Fenster (Multiple Document Interface)

Die Tabelle “Artikel”

· Filterfunktionen

o Im Feld Kategorie

§ Datum „Gewürze“ markieren

§ Button „Auswahlbasierter Filter“

§ Dann wieder „Filter entfernen“

o Im Artikelnamen das vordere „G“ markieren, filtern

Þalle, die mit G beginnen

o Buchstabe „u“ im Feld markieren

Þalle Daten, die ein „u“ (nicht „U“) enthalten, werden angezeigt

· Auswahlausschließender Filter

o Datum markieren, Datensätze ®Filter ®Auswahlausschließender Filter

Þalle Datensätze, die den Begriff nicht enthalten

Die Suchen-Funktion

ÞButton „Fernglas“

Arbeit in Access (Hier: Dbank900)

Datenmanipulation

· Vorarbeit: die Tabelle tblBuch sichern:

o Kontextmenü „tblBuch“; „Speichern unter“ (Name z.B. tblBuch)

o Bei Bedarf tblBuch löschen und tblBuchBackup ®Speichern unter...tblBuch

Daten ändern

· Daten im Feld verändern

· Datenzeiger wechselt von 4 nach „Stift“

· Durch Klick ins nächste Feld wird Feldinhalt geändert

· Durch Wechsel des Datensatzes wird Änderung auf Datenträger geschrieben

· Satzzeiger wird wieder zu 4

· Rückgängig-Funktionen: Bearbeiten ®Rückgängig/Rückgängig gespeicherter Datensatz

· Dito mit <Escape> (u.U. mehrmals, bis 4 erscheint)

Neue Datensätze

Im Navigator 4*
In der Symbolleiste 4^*
Einfügen ®NeuerDatensatz

Datensätze löschen

Symbolleiste:4r
Bearbeiten ®Datensatz löschen
Mehrere Datensätze durch vorheriges markieren

Löschen in Kombination mit Filtern

Suchen
Filtern
alle Datensätze markieren, löschen
Filter entfernen

Einfache Sortier-Funktion

Klick ins gewünschte Feld (z.B. unter „Titel“)
Button AZ (aufsteigend, ascending) oder ZA (absteigend, descending)

Zusammenfassung:

· Access starten, Datenbank öffnen

· Datenbankobjekte öffnen/schließen

· In Tabellen

Filtern
Suchen
Sortieren

Datensätze

Ändern
Eingeben
Löschen

Eine Datenbank anlegen

Datei ®Neu

®Datenbank auswählen
Speicherordner einstellen, Dateiname eingeben, z.B. uebungen.mdb

Datenimport (nachdem neue Datenbank angelegt wurde!)

Quelle:

dBASE-Datei
Text
Excel
Andere MDBes
…

®Datei ®Externe Daten

Dateityp auswählen (hier: dBASE III)
Ordner und Datei suchen (hier: vonDBF.dbf in Ordner \\Dozent\fueralle
Datei markieren
<importieren>
ÞErfolgsmeldung (...) ®schließen

Import von Text-Dateien

Man braucht Infos über die Text-Datei
Z.B. tbltest.txt importieren
„mit Trennzeichen“ <weiter>
Trennzeichen „Tab“, erste Zeile enthält Feldnamen <weiter>
Speicherort: hier neue Tabelle <weiter>
Feldnamen können einzeln geändert werden
Primärschlüssel ®kein <weiter>
Tabellenname
®fertigstellen

Datenbank komprimieren

Datenbank vergrößert sich bei Daten Import
Löschen von Datensätzen/Tabellen führt nicht zu Verkleinerung
Extras ®Datenbank-Dienstprogramme ®Datenbank komprimieren und reparieren

Weiter in DBank900...

Formulare ®Erste Schritte

Ein einspaltiges Formular

Datenbankfenster ®Formulare ®Neu
Typ: Autoformular Einspaltig
Datenquelle auswählen
Speichern!
Schneller Weg: Tabelle tblBuch markieren, Button „Neues Objekt“ in Symbolleiste

Formular-Assistent

Formulare ®Neu ®Formular-Assistent
Datenquelle (hier: tblBuch)
Felder auswählen <weiter>
Layout wählen <weiter>
Format wählen (®das gewählte Format ist ab jetzzt Standardformat für alle neuen Auto-Formulare) <weiter>
Titel = Inhalt der Fenster-Titelzeile und automatisch Name des Objektes <Fertigstellen>

Übung:

Erstellen Sie ein Formular zur Abfrage qryAlleRomane mit Layout „in Blöcken“
ÞFein gemacht! :-)

Erste Schritte im Formularentwurf

(frmBuch)
jedes Objekt im formular (auch das Formular selbst) hat Eigenschaften

das Bezeichnungsfeld Beizeichnungsfeld

Name Bezeichnungsfeld wichtig für Makro und VB!

Beschriftung Frank Möhle

Eigenschaften sind in Gruppen angeordnet

Format
Daten
Ereignis
Andere
Alles

Ohne Probleme veränderbar:

Hintergrundfarbe
Textfarbe
Schriftart

Bereiche des Formulars

Formularkopf (Infos, die in allen Datensätzen gleich sind)
Detailbereich (Daten
Formularfuß

Abfrage

Mögliche Begriffe im Thema: Allgemein, Computer, Fachbuch, Kind, Märchen, Mosaik, Roman

Begriffe in einer Zeile werden mit „und“ verbunden; Begriffe in einer Spalte wird mit oder verbunden

Gesucht werden alle Romane von May, die im Titel „Amerka“ beinhalten:

Autorname	Title	Thema
Wie May	Wie Amerika	Wie Roman

Übung:

Ergebnismenge soll enthalten

Alle Bücher des Autors Gilde
Alle Bücher, die 10 DM kosten und Roman sind
Alle Bücher von Busch

Autorname	Titel	Thema	Preis
Gilde
		Roman	10
Busch

ODER UND

2000-10-10

Access 2000 – Datenbank-Management-System

Import von Objekten aus Access-Datenbanken

Öffnen der Datenbank uebungen.mdb
Datei ®Externe Dateien ®Importieren; Dateityp bleibt Access

· dbank900.mdb auswählen <importieren>

· nacheinander markieren:

o Tabelle tblBuch

o Abfrage qryAlle Romane

o Formular frmBuch

o Makro ...

· Dann <O.K.>

Hinweis: Bei vorhandenen Objekten mit gleichen Namen wird eine Kopie importiert und eine Ordnungszahl angehangen

Tabellen aneinanderfügen

z.B. Ag01B.txt

· Bei nochmaligem Importieren: „Wo möchten Sie die Daten speichern?“

· Neue Datensätze werden an die Tabelle angefügt (hier: an tblA)

· Anderer Weg:

o Z.B. tblBuch und tblBuch1 zusammenfügen:

o TblBuch1 kopieren und einfügen

o Struktur und Daten: » Speichern unter

o Nur Struktur: Leere Tabelle (nur Feldnamen und Feldtyp übernommen)

o Anzufügende Daten müssen im Format (Feldnamen und Feldtypen) identisch sein! Sonst:

Export von

· RMT auf das Objekt ®Exportieren

· Dateityp und Dateinamen angeben

· Angabe des Objektnamens und weiterer Optionen

Arbeit mit Abfragen

Abfragen ®Neu ®Entwurf (Tabellen oder Abfragen als Datenquelle hinzufügen)

Felder in den QBE-Teil nehmen (QBE=Query by Example)

Mit LMT nach untern ziehen
Doppelklick auf den Feldnamen
Auswahl direkt im QBE-Teil (in Zelle klicken; Auswahl erscheint)

Im SQL-Teil Befehl ändern

„Anzeigen“ ankreuzen, wenn es im Dynaset angezeigt werden soll; sonst keine Anzeige, Feld steht aber trotzdem für Kriterien zur Verfügung
Abfrage speichern qryArbeitMitAbfragen
Das Feld Sortieren:

Es wird von links gelesen (die Spalte links hat Priorität vor der rechten Nachbarspalte)
Z.B. Sortierung Preis, Titel, aber Anzeige Titel, Preis:

Feld „Preis“ erneut einfügen (vor Titel) und „Anzeigen“ deaktivieren (per Drag and Drop „Preis“ auf „Titel“ ziehen ÞTitel und folgende rücken nach rechts)

Die Kriterien

Textspalten beginnen mit „Wie“ (z.B. Wie „Roman“)
Bei Zahlen beginnen mit „=“, „<“ oder „>“ (z.B. im Preis „=10“)
Der „=“-Operator soll in Textspalten nicht benutzt werden!
Wenn „Wie“ und „=“ weggelassen werden, überlässt man Access, ob der SQL-Befehl „like“ oder „=“ verwendet ÞFehlerquelle!

Platzhalter

* ®alle Zeichen
? ®ein Zeichen

Z.B. Autorname „Wie BUS*“ ®Busch, Buschmann,... (Beginn mit BUS, Rest egal)
Z.B. Titel Wie *Access* muß Access enthalten, Stelle egal
Z.B. Titel Wie *Windows muß mit Windows schließen, Anfang egal
Wie „D[ae]? *“ ®Alle, die mit D anfangen, dann a oder e, dann ein Buchstabe, dann ein Leerzeichen (Space zwischen ? und *!!!)

! ®Ausschließen eines Zeichens

Z.B. wie oben und das 5. Zeichen soll kein „L“ sein: Wie „D[ae]? [!L]*“
Z.B. die 5. Stelle soll kein „L“ sein: wie „????[!L]*“

Bei Zahlen: Vergleichsoperatoren =, <, >, <=, =>, <>

=10 alle, die genau 10,-DM kosten
<10 alle, die weniger kosten
>10 alle, die mehr kosten
<=10 alle, die bis einschließlich 10 kosten
>=10 alle ab einschließlich 10 kosten
<>10 ungleich 10

Selbsttest:

Alle Bücher, die in der Spanne von 20 bis 50DM liegen

Lösung:

1. Preis: >=20 (anzeigen); neue Spalte: Preis <=50 )nicht anzeigen

2. Preis: >=20 und <=50

3. Preis: zwischen 20 und 50 (ÞUND und ODER können verwendet werden!)

o NICHT-Operator

nicht wie „*Access*“

IN-Operator

Liste mit zugelassenen Inhalten
Entspricht einer mehrfachen ODER-Struktur
Z.B. Autorname: IN (“May”; “Busch”; “Gilde”) (Eingabe “in (May; Busch; Gilde)“ reicht)

Alias-Feldnamen im Dynaset

Tabellenfeld Preis soll im Abfrageergebnis Kostenpunkt heißen
Klicke links neben den Feldnamen; Eingabe „Kostenpunkt:“

Tabelle tblMitNullen:

o Kein Feldeintrag = Zustand „Null“ Þleere Felder

o Das „ist null“- bzw. „ist nicht null“-Kriterium findet leere Felder

o Leere Felder vermeiden: Bei Zahlen Zahl „Null“ eingeben, bei Text z.B. Leerzeichen

In diesem Beispiel:

Suche: alle, wo etwas fehlt: zu jedem Feldnamen „ist null“ (verschiedene Zeilen, damit „oder“-Verknüpfung gegeben ist)
Suche: alle, die vollständig sind: zu jedem Feldnamen „ist nicht null“ (in eine Zeile, damit „und“-Verknüpfung gegeben ist)

Arbeiten im Formularentwurf

Wir brauchen ein einspaltiges Formular zu tblBuch mit dem Namen frmArbeitMitFormularen

Weg 1:

Formularassistent

Weg 2:

Autoformular einspaltig

Weg 3:

Tabelle tblBuch mit RMT anklicken ®Speichern unter „frmArbeitMitFormularen“ als 2Formular“

Titelzeile des Formulars (wenn es sich in Formularansicht befindet) verändern

Entwurf ®Eigenschaftsfenster muß angezeigt werden

Formularkopf soll ca 1cm breit sein

(Entwurf) Menü Ansicht ®Formularkopf/-fuß; Haken muß davor sein
Unterkante Formularkopf ergreifen und ziehen
Exakte Einstellung: Eigenschaftsfenster (Formularkopf markiert) Höhe in Zahl eingeben

Überschrift oder den Namen in den Formularkopf schreiben

Toolbox: Zauberstab (Assistenten) aus!
Objekt „Bezeichnungsfeld wählen
Im Formularfeld mit LMT aufziehen
Namen schreiben
Wenn man das Element nach rechts verschiebt (recht weit), dann wird die Eigenschaft Breite des Objekts „Formular“ angepasst; Zurückverschieben des Elements verkleinert das Formular nicht, das muß manuell erfolgen

2000-10-11

Access 2000 – Datenbank-Management-System

Prüfung: Ist “nicht A und nicht B“ logisch gleichwertig mit „nicht (A oder B)“?

A	B	Nicht A	Nicht B	Nicht (A oder B)
1	1	0	0	0
1	0	0	1	0
0	1	1	0	0
0	0	1	1	1

A	B	Nicht A	Nicht B	Nicht A und nicht B
1	1	0	0	0
1	0	0	1	0
0	1	1	0	0
0	0	1	1	1

ÞDie beiden logischen Verknüpfungen sind gleich.

Weitere Aspekte zu Abfragen

Bisher:

· Felder in der Abfrage

· Kriterien

· Anzeigen oder nicht

· Sortieren

· Aliase

Beispiel:

QryArbeitMitAbfragen3 zu tblBuch (alle Felder)

®Feldeigenschaften (RMT oberhalb des Feldes ®Eigenschaften)

®Beschriftung (wirkt wie ein Alias, d.h. im Feld Autorname „Der war es: Autorname“ ist gleichbedeutend mit im Feld Autorvorname „Beschriftung Sein Vorname“)

®Auswirkung: ein Autoformular zu qryArbeitMitAbfragen3 zeigt Alias bzw. Beschriftung als Datenbeschriftung

Die Beschriftung setzt sich gegen das Alias durch!

Feld-Eigenschaft „Beschreibung“

(am Beispiel Titel)

· Anzeige erfolgt in der Access-Statuszeile (Hilfe für den User)

Berechnen der Felder im Abfrageergebnis

· Neues Feld beschriften (in Entwurfansicht):

· Feldname: „Europreis:[Preis]*0,511“

· ®Anzeige

Format:

· im Feld „Europreis“ auf Eigenschaften (RMT) ®Format: Euro (oder: 0,00 €)

Eigenschaften der gesamten Abfrage

(RMT auf Titelzeile der Abfrage oder im oberen Bereich ®Eigenschaften)

· Spitzenwert auf z.B. 3 setzen (Preis muß auf absteigend gestellt sein!)

· Þdie teuersten 3 Bücher werden angezeigt

Drucken von Abfrage-Ergebnissen

· der Abfrage-Name wird in der Kopfzeile gedruckt (vor dem Drucken die Abfrage qry...CA10 nennen)

· Datenbank-Ansicht: Feldbreiten anpassen

o Menü Datei ®Seite einrichten

· ®Abfrageeigenschaft „Alle Felder anzeigen“ setzt bei „ja“ die Feldauswahl außer Kraft!

· In der Datenblattansicht RMT auf Titelzeile oder Format ®Datenblatt Þweitere Möglichkeiten

Formularentwurf für Fortgeschrittene

frmArbeitMitFormularen

Bisher:

· Erstellen mit Assistent ode4r als Autoformular

· Formularkopf/-fuß anzeigen und Größen ändern

· Eigenschaftsfenster anzeigen/ausblenden

· Tool Bar anzeigen/ausblenden

· Im Eigenschaftsfenster die Eigenschaften eines bestimmten Objektes anzeigen (z.B. die Eigenschaft Beschriftung des Objekts Formular; z.B. Höhe, Formularkopf,...)

· Ein Bezeichnungsfeld aus der Toolbox in den Formularkopf legen und den eigenen Namen eingeben

Begriffe

Ein Bezeichnungsfeld (Label) ist ein Steuerelement (Control) und hat zwei wichtige Eigenschaften (Properties):

· Name Bezeichnungsfeld10

· Beschriftung (Caption) Frank’s hammerwichtiges Verzeichnis

Name ,muß im Formular eindeutig sein, d.h. wenn man noch ein Bezeichnungsfeld in daw Formular legt und seinen Namen ändert (in den gleichen Namen), dann weigert sich Access

Beschriftung: der dargestellte Inhalt

®Macros oder VB-Routinen, die auf dieses Steuerelementz zugreifen, verwenden exakt diesen Namen (ein geänderter Name kann zu Problemen führen)

Name sollte mit lbl beginnen (z.B. lblFrank)

Datenanzeige mit Hilfe von Steuerelementen

Beispiel Autorname-Feld

	Bezeichnungsfeld	Textfeld
Name	Autorname_Bezeichnungsfeld	Autorname
Beschriftung	Autorname
Steuerelementsinhalt		Autorname

Beschriftung: ein beliebiger Text, der beim Erstellen des Formulars

· Von Feldnamen

· Von der Feldeigenschaft Beschriftung

· Vom Alias

Gebildet wird.

Steuerelementsinhalt: Bindung an ein Tabellenfeld!

Löschen Sie alle Steuerelemente aus dem Detailbereich

®Detailbereich ist leer; Navigator zeigt 650 Datensätze

®Voraussetzung: Die Eigenschaft Datenherkunft des Formulares zeigt auf tblBuch

Weiterer Weg A – Die Feldliste

Ansicht ®Feldliste (oder Button)
Elemente per Drag und Drop in Formular ziehen

Weg B – Die Toolbox

· in der Toolbox klicken und in Formular einfügen

· es wird ein Bezeichnungsfeld und ein Textfeld angelegt (Name und Beschriftung des Bezeichnungsfeldes selbst eingeben; beim Textfeld geschieht das automatisch)

Praxisweg

Autoformular oder Assi, dann individuell nacharbeiten

Formatiertips

Datenausrichtung

· Eigenschaft ®Textausrichtung

Anordnung und Größe der Steuerelemente

· Links oben: Stelle 0/0

· Oben (top): Abstand zur Oberkante

· Links (left): Abstand zur linken Kante

· Höhe (height): Höhe des Elements

· Breite (width): Breite des Elements

Ausrichtung soll erzwungen werden

· Entweder Eigenschaft „links“ für alle Textfelder nacheinander einstellen

· Oder die Mehrfachauswahl nutzen, in dem man die Textboxen bei gedrückter Umschalttaste markiert bzw. einen Rahmen zieht, im Eigenschaftsfenster wir nun angezeigt (nur die Eigenschaften, die für alle markierten möglich sind)

· Aufpassen:

o Nicht Textfelder und Bezeichnungsfelder markieren, sondern einzeln!

o Nicht links und oben einer Mehrfachauswahl ändern

Ausdruck von Einzelformularen

· Name des Teilnehmers soll im Kopf stehen

· Formularansicht ®Wechsel zum gewünschten Datensatz

Weitere Informationen

Eigenschaft Bild des Formulars

C:\Programme\MicrosoftOffice\Office\Bitmaps\Styles ®Formularhintergründe

Dazu außerdem die Hintergrundfarbe von Kopf, Detailbereich und Fuß

Ein Bild (z.B. ClipArt) in den Formularkopf legen

Toolbox ®Element Objektfeld, in das Formular ziehen

®Microsoft ClipArt Gallery

Objektfeld

Eigenschaft Größenanpassung:

· Abschneiden

· Dehnen

· Zoomen

Schlußtip

Textfeld mit Uhrzeit und Datum

Steuerelementinhalt = jetzt()

Eigenschaft Format ®nur die gewünschten Angaben anzeigen

2000-10-12

Access 2000 – Datenbank-Management-System

Hinweise zu Aufgabe 7):

· Formatierungen

o Eigenschaftsfenster

o Symbolleiste Formularentwurf

· Ein Steuerelement auswählen (=markieren)

o Maus

o Objektliste in Symbolleiste Formularentwurf

dbank900

Aufgabe:

· Es soll ein Formular zu tblBuch erstellt werden, ohne irgendwelche Assistenten zu benutzen

· Das Formular soll frmFormularOhneAssistent heißen

· Textfeldnamen beginnen txt

· Bezeichnungsnamen beginnen mit lbl

· Start

o Formular ®Neu ®Entwurfsansicht

Verfahren

· Objekt Formular an Datenquelle binden

o Datenherkunft (record source)

o ®dann funktionieren die Navigationsschaltflächen

· mit Feldliste oder Toolbox: alle Steuerelementnamen festlegen

o für Bezeichnungsfelder: Beschriftung

o für Textfelder: Steuerelementeinheit

Kann man dieses Formular zur Darstellung der Daten der Abfrage qryAlleRomane benutzen?

®Ja, denn die Feldnamen sind identisch. Sonst: Fehlermeldung!

(Änderung im Feld „Datenherkunft“; die Eingabe von „q“ bewirkt Sprung zur ersten Abfrage)

Auch bei dieser Datenquelle tblBuch kann man den Preis in Euro (umrechnen und) anzeigen lassen:

1. man braucht ein weiteres (ungebundenes) Textfeld txtEuropreis

2. Man muß den Namen des Textfeldes feststellen, das den Preis anzeigt (hier txtPreis)

3. im neuen Textfeld: Steuerelementinhalt „=txtPreis*0,51“

Unterschied zwischen einspaltigen und tabellarischen Formularen

1. Formular-Eigenschaft Standardansicht:

o Einzelnes Formular

o Endlosformular

2. Anordnung der Steuerelemente

o Einspaltig alle im Datenbereich

o Tabellarisch Bezeichnungsfelder im Formularkop

Textfelder im Detailbereich

Aufgabe:

Speichern Sie frmFormularOhneAssistent unter dem Namen frmFormularOhneAssistentTabellarisch und machen Sie „zu Fuß“ ein tabellarisches Formular daraus.

Parameterabfragen

· Abfragen, die Benutzereingaben erfordern

· Flexible Abfragen, ohne den Entwurf ändern zu müssen

Vorarbeit:

· Normale Abfrage, die alle Felder von tblBuch enthält

· Speichern als qryParameterabfrage

Kriterien

Für Autor:

· Wie [Geben Sie den Autornamen ein.]

In gleicher Zeile für Titel:

· Wie „*“ & [Geben Sie den Titel ein] & „*“

ÞZeigt alle Datensätze an, die das eingegebene Titelfragment beinhalten

®Das Zeichen „&“ (das kaufmännische „und“) bewirkt hier eine Zusammenfügung von Textelementen

Übungen:

· Erstellen Sie qryPreisspanne mit der Eingabemöglichkeit für Mindestpreis und Höchstpreis

Funktionen in Abfragen:

· Erstellen Sie qryFunktionenInAbfragen

o Nur Feld „Thema übernehmen

o (Funktions-Button) einschalten

Þdie Themen werden einzeln nur einmal angezeigt

Eine sinnvolle Anwendung:

Thema	Preis	Titel	Preis	Preis
Gruppierung	Summe	Anzahl	Mittelwert	Maximum

Berichte

rptBerichtMitAssistententblBuch

· Berichte ®Neu ®Berichtsassistent (oder Erstellt Bericht unter Verwendung des Assistenten

· Datenquelle wählen (tblBuch)

· Felder wählen

· Gruppierungsebenen bestimmen

o d.h. erweiterte Sortierung, doppelt vorkommende Inhalte werden nur einmal genannt

· Sortierreihenfolgen (auch mehrere)

o D.h. innerhalb der Gruppen wird sortiert

o Außerdem können Zusammenfassungsoptionen möglich sein

· Layout und Papierformat

o Vorsicht mit „Feldbreite anpassen“!

o Kann dazu führen, dass alle Felder zu schmal sind Þzuviel Nacharbeit nötig

· Stil des Berichts

· Titel (aus Name)

· Fertig stellen

Aufbau einer Telefondatenbank

1. Leere Datenbank DBTelefon.mdb

2. Datei tblEberswalde.txt kopieren und importieren

3. Tabelle umbenennen in tblAlleOrte

4. Die restlichen Tabellen (Textdateien) ebenfalls kopieren und importieren und an tblAlleOrte anhängen

Aufgaben:

1. Wieviel Telefonanschlüsse existieren in der Coppistr. 1-3 in Eberswalde? ®rpt1

2. Erstellen Sie einen Bericht zu einer Parameterabfrage nach Ort ®qry1, rpt2

3. Erstellen Sie eine Parameterabfraage zur Telefonnummernsuche ®qry2

2000-10-13

Access 2000 – Datenbank-Management-System

Weitere mögliche Datenbankobjekte

qryWeitere1

Straße Ort Name

Aufsteigend absteigend

Wie Eberswalde

®alle Eberswalder nach Str. geordnet

Funktionen ein: Anzahl

Ergebnis: Anzahl der Anschlüsse pro Adresse nach Häufigkeit geordnet. (Ergebnis wie Aufgabe 1 vom 12.10.2000)

Grundsätzlich gilt:

· Grundlage ist immer die Tabelle

· Reihenfolge der Datenbankobjekte: Tabelle ®Abfrage ®Formular ®Bericht

o Nur in dieser Richtung möglich

o Datenbankobjekte können übersprungen werden

o Abfrage zur Abfrage möglich

· Bei aktivierter Gruppierung ist die Tabelle quasi schreibgeschütz

Noch eine Datenabfrage:

· Datenquelle

1. qryWeitere1

2. tblTelefon

Dbank900 – Ein Bericht ohne Assistenten

Berichte ®Neu ®Entwurfsansicht

rptBerichtOhneAssistent

· Bereiche

o Berichtskopf

o Seitenkopf

o Detailbereich

o Seitenfuß

o Berichtsfuß

· Eigenschaft Datenherkunft des Objektes Bericht auf ®tblBuch

· aus Feldliste Titel und Preis in den Detailbereich ziehen

· Berichtsbreite per Eigenschaftsfenster oder rechten Rand ziehen (Seitenformat Hochformat/Querformat beachten!)

anlegen:

· im Berichtskopf:

o ein Bezeichnungsfeld

· im Seitenkopf

o Bezeichnungsfelder für Titel, Preis, Autorname, Autorvorname

· Im Detailbereich

o die Textfelder für Titel, Preis, Autorname, Autorvorname

Erstellungszeitpunkt des Berichtes kann im Fuß stehen

®ein Textfeld

· Steuerelementinhalt=jetzt()

Datumsformate:

t Tageszahl ohne führende Null 4.

tt Tageszahl 04.

ttt 2 Zeichen Mo

tttt alle Zeichen Montag

m Monatszahl 9.

mm 09.

mmm Sep.

mmmm September

j Nummer des Tages im Jahr

jj Jahreszahl 00

jjjj 2000

h Stunde 8

hh 08

m (n) Minute 9

mm(nn) 09

s Sekunde 5

ss 05

q Quartal 3.

w Wochentag (5=Freitag)

ww Kalenderwoche 41.

Die Seitenzahl soll im Seitenfuß dargestellt werden

· ein Textfeld wird benötigt

· Steuerelementinhalt per Ausdrucksgenerator:

o Ausdruck: Verbindung von Objektnamen, Variab len/Konstanten-Namen, Funktionen und Operatioren

o z.B. „=4+3“, „=[Preis]*0,51“, „=jetzt“

Der Bericht soll sortiert werden

· Button offnet:

· in Themakopfbereich (aus Feldliste das Thema holen)

· in Themafußbereich: ein Textfeld mit Steuerelementinhalt=summe([Preis]); Format: Währung

Bei Beginn einer neuen Gruppe soll eine neue Seite beginnen:

· im Gruppenfuß muß ein Steuerelement Seitenwechsel (aus Toolbox) liegen

Hinweis:

· in Gruppieren und Sortieren: „Gruppieren nach“ ®Anfangszeichen: die Zahl „Intervall“ gibt die Zahl der Zeichen an, die am Anfang gemeinsam sein muß

· z.B.: Intervall=3:

o August

o Augustine

o Augenoperation

Zusammenhalten:

· Nein

· Ganze Gruppe:

o Access versucht, eine Gruppe auf eine Seite zu bekommen; wenn auf die aktuelle Seite nicht mindestens ein Datensatz passt, wird der Gruppenkopf auf eine neue Seite gelegt Þvermeide Gruppenkopf am Ende einer Seite

Aktionsabfragen

Abfragen, die Daten automatisch ändern können

Vorarbeit: Anlegen einer Tabelle zum Spielen (tblBuchDummy aus tblBuch)

Aktualisierungsabfrage

· qryAktualisierungsabfrage

· Abfrage ®Aktualisierungsabfrage

· Aktualisieren: hier den neuen Wert eintragen („Neuer May“)

· Kriterien: hier Auswahl welche Datensätze

· Datenblatt Button (Ausführen)

· ändert alle Einträge „May“ in „Neuer May“

Beispiel:

Alle Bücher, die über 100,- DM kosten, sollen im Preis verdreifacht werden:

Anfügeabfrage

· fügt an eine Tabelle tblBuchDummy Datensätze aus einer anderen Tabelle tblBuch an

· neue Abfrage zu tblBuch wie das die Quelle ist

· Abfrage ®Anfügeabfrage

o Anfügen tblBuchDummy (Ziel)

aus:

o Kriterien: welche (Beispiel: alle Romane, die mit „E“ beginnen

Die Tabellenerstellungsabfrage

· erstellt eine neue Tabelle (löscht ggf. eine gleichnamige) mit ausgewählten Daten aus einer Quelltabelle

· neue Abfrage zu tblBuch: tblTabellenerstellungsabfrage

o Felder auswählen

o Kriterium eingeben (z.B. alle Romane)

· Abfrage ®Tabellenerstellungsabfrage

Die Löschabfrage

zu tblBuchDummy

Übung:

Erstellen Sie zu einer (neu gespeicherten) tblBuchDummy eine Aktualisierungsabfrage, die den Titel aller Datensätze aktualisiert, in denen das Fragment „Windows“ vorkommt. Der neue Eintrag soll „Bald ist Wochenende“ heißen.

2000-10-16

Access 2000 – Datenbank-Management-System

Dbank900

Abfragen aus meherern Datenquellen

· Abfrage: qryArbeitMitAbfragen4

o aus tblAbfrageTest1: Kleidung

o aus tblAbfrageTest2: Farbe

o aus tblAbfrageTest2: Beschreibung

· 36 Datensätze werden angezeigt

Verknüpfung von Feldern:

· Mit LMT Verknüpfung herstellen:

die Verknüpfungseigenschaften:

1. Gleichheitsverknüpfung

· nur übereinstimmende

2. Linksseitige Inklusionsverknüpfung

· alle von links und alle übereinstimmenden von rechts

3. Rechtsseitige Inklusionsverknüpfung

· alle von rechts und übereinstimmende von links

Bein Fehlen einer Verknüpfung werden im Dynaset Datensatzanzahl1*Datensatzanzahl2 Sätze angezeigt

Übung:

· Öffnen Sie DBTelefon.mdb

· Erstellen Sie eine Abfrage

· zu einem Ort Ihrer Wahl

· Erstellen Sie eine Abfrage

· zu einem Ort Ihrer Wahl mit Gruppierung

· Erstellen Sie eine dritte Abfrage mit Verknüpfung aus den oberen beiden

Ansatz:

· qry1 zu tblAlleOrte, alle Felder, bei Ort „wie Eberswalde“

· qry2 zu tblAlleOrte, Name Anzahl, Strasse Gruppierung, Ort nicht anzeigen „wie Eberswalde“

· qry3 zu qry1 und qry2

o zu qry1: alle nötigen

o zu qry2: Name, Straße

o Straße bei beiden verknüpfen

Noch ein Beispiel einer sinnvollen Anwendung:

Wir suche für einen Ort eine Aufstellung nach der Häufigkeit der Familinenamen

· qry1 bleibt

· qry2 wird zu qry4

· qry3 wird zu qry5 (aus qry1 und qry4)

Grundregeln zur Tabellenerstellung

Tabellenname:

· beginnt mit tbl

· eindeutiger Name

· Umlaute wenn möglich vermeiden

Felder:

· besitzen Namen

· Datentyp

· pro Feld sollte nur ein Datum gespeichert werden

· Felder sollten „atomar“ sein

Der Primärschlüssel:

· Eigenschaft eines oder mehrerer Felder der Tabelle

· Kennzeichen eines Datensatzes als eindeutig

· z.B. Name könnte Primärschlüssel sein

· auch 2 Felder (Name, Vorname) möglich

· oder Personal-/Dienstnummer

Der Fremdschlüssel

· Möglichkeit, Tabellen zu verknüpfen

Leser Bücher

Name Titel

Vorname Besitzer ®Fremdschlüssel bezieht sich

ID-Nr. auf den Primärschlüssel einer

anderen Tabelle

Redundanz:

· doppelt (mehrfach) gespeicherte Daten

tblTeilnehmer			tblOrte
Name	Vorname	Ort	ID-Nr.
Blase	Andre	1	1	Eberswalde
Filter	Thorsten	1	2	Templin
Weigel	Martin	2

Die erste eigene Tabelle

Tabellen ®Neu ®Entwurfsansicht

· Feldname: „Textfeld“

· Feld-/Datentyp: „Text“

· Beschreibeung: „Hier kann ein Kommentar stehen“

o wird Inhalt der Statuszeile, wenn Cursor in Datenblattansicht in Feld steht

· Eigenschaften des Textfeldes:

o Feldgröße: Anzahl der Zeichen

o Beschriftung: wird Spaltenüberschrift im Datenblatt und Inhalt des

Bezeichnungsfeldes im Autoformular

o Standardwert: dieser Inhalt trägt Access automatisch in neue

Datensätze ein, wenn der User nichts einträgt

o Eingabe erforderlich: legt fest, ob User Daten eingeben muß

o Leere Zeichenfolge: legt fest, ob „“ erlaubt ist

Leere Zeichenf.	Eingabe erf.	Probe	Bemerkung
nein	nein	Enter Leertaste „“	ok ok verboten!
ja	nein	Enter Leertaste „“	ok ok ok
nein	ja	Enter Leertaste „“	verboten verboten verboten
ja	ja	Enter Leertaste „“	verboten ok ok

o Feldname: Memofeld

o Felddatentyp Memo (bis 650535 Zeichen; nicht sortierbar, nicht

indizierbar)

o Zahlenfeld: Zahl

Feldgröße:

Byte: 0...255

Integer: -32.768 ... 32.767 (ganze Zahlen)

Long Integer: -2Mrd ... 2Mrd

Single Fließkommazahl einfache Genauigkeit/7 gültige Stellen

Double „ doppelte Genauigkeit/14gültige Stellen

Gültigkeitsregel: z.B. „>5“

Gültigkeitsmeldung: “Geizhals“

o Datumsfeld (Datum/Uhrzeit)

Eingabe 2stelliger Jahreszahlen:

0 ... 29 ®2000 ... 2029

ab 30 ®1930

Mögliche Gültigkeitsregel:

<heute ()

Meldung:

Eingabe 16.10.00 ist gültig, weil:

Uhrzeit nicht gegeben Þ0:00 Uhr („kleiner als jetzt“)

o Währungsfeld

ein spezielles Format des Typs Zahl

4 Nachkommastellen (intern)

o Autowertfeld

Access kann selbst einen Zähler einfügen

Neue Werte: Ein Wechsel von Inkrement zu Zufall ist möglich; zurück nicht!

Anzeigeformat einstellbar

Format „Nr.“ 000 ® „Nr. 001“, „Nr. 002“,...

aber: aus Test wird t „e“ st 000

o JaNeinfeld

Format: Ja/Nein, Wahr/Falsch, Ein/Aus

Nachschlagen: Steuerelementanzeige: Kontrollkästchen, Textfeld, Kombinationsfeld

Bei Tastatureingabe: Ja/Nein-Umschaltung durch Leertaste

Access-intern:

Ja: -1

Nein: 0

Jede Zahl ungleich Null wird als Ja akzeptiert und in –1 umgewandelt

o OLE Feld

Feldinhalt kann jedes mögliche Objekt sein

o Hyperlink

z.B. als Inhalt: c:\windows\explorer.exe

Nu brauchen wir ein Formular

frmDatentypen (Autoformular, einspaltig)

Das Ja/Neinfeld gestattet verschiedene Darstellungsmöglichkeiten:

1. Kontrollkästchen:

2. Textfeld (aus Toolbox)

Steuerelementsinhalt auf „JaNeinfeld“

Format auf Selbst

3. Umschaltfläche (aus Toolbox)

4. Kombinationsfeld

Steuerelementsinhalt auf Ja/Neinfeld

zusätzlich:

Daten:

Datenherkunftstyp: Werteliste

Datensatzherkunft Schreiben: „Ja“; „Nein“

Format:

Format Ja/Nein

2000-10-17

Access 2000 – Datenbank-Management-System

Hinweis zu Aufgabe 3:

Während ein Formular Daten einer Tabelle/Abfrage anzeigt, kann man den Tabellenentwurf nicht ändern. ÞAlso: Vorher Formular schließen!

Während eine Tabelle in der Entwurfsansicht geöffnet ist, kann man ein Formular nicht in der Formularansicht oder Datenblattansicht öffnen (also: nur in der Entwurfsansicht). ÞTabellenentwurf vorher schließen!

Wechsel zwischen einzelnen Fenstern:

o Menü Fenster

o <Alt> + <Tab>

o <Strg> + <Tab>

o <F11> (Schnellsprung zum Datenbankfenster)

Hinweis zu Aufgabe 4:

man kann auch OLE-Dateien nutzen (z.B. AVI-Video):

o Feld Media ®RMT ®Objekt einfügen ®Aus Datei... ®Durchsuchen (z.B. senna.avi)

o in Formular: Start des Videos durch Doppelklick

Zu Aufgabe 7:

zwei mögliche Varianten:

Dbank900

Infos zu speziellen Formatierungen

Feld: Uhrzeit

Typ: Datum/Zeit

als Format: hh:nn:ss „Uhr“

Feld: Tag

Typ: Datum/Zeit

Format: tttt tt.mmm jjjj

Feld: Kilometer

Typ: Zahl

Format: Single

#.##0,000 „km“

Feld: Kleintext

Typ: Text

Format: <

Feld: Großtext

Typ: Text

Format: >

Format: [Blau] lässt Anzeige in blau erscheinen

[Rot]

...

Ein Autoformular übernimmt die Einstellungen aus dem Tabellenentwurf, wenn sie vorher definiert wurden.

tblBuch in Dbank900:

Güligkeitsregel für Preis: >=0 (Meldung: Negativer Preis!!!)

Kopie tblBuchBackup muß nun erneuert werden

Bedingte Formatierung im Formular zu tblBuch

Im Textfeld Preis soll der Inhalt in Abhängigkeit vom Wert formatiert werden

o im Formularentwurf ein Steuerelement selektieren

o Format ®Bedingte Formatierung

o bis zu drei verschiedene Formatierungen möglich (mit schwarz als Grundfarbe also vier)

Weiterer Weg:

o erste eigene Tabellen tblPersonen, tblFahrzeuge

o Beziehungen

o eine Person kann mehrere Fahrzeuge besitzen

o ein Fahrzeug kann nur einer Person gehören

tblPersonen (laut Vorlage)

o PID als Primärschlüssel (Format: 0000)

o Geboren: Gültigkeitsregel <Datum()

o Gehalt: Gültigkeitsregel >5

o dann 5 Datensätze eingeben

o Formular zur Tabelle erstellen:

frmPersonen:

o für Raucher wieder mehrere Eingabemöglichkeiten

tblFahrzeuge (nach Vorlage)

Besitzer muß Zahl ®Integer sein, weil in tblPersonen das Feld PID (als Primärschlüssel) Long Integer istl

o Baujahr: Format mmm jjjj

o Hubraum auf ...ccm formatieren

Einige Datensätze, Besitzer freilassen!

Beziehungen:

o RMT in Datenbankfenster ®Beziehungen...

o aus Fenster Tabelle anzeigen tblPersonen und tblFahrzeuge hinzufügen, dann Auswahl schließen

o LMT PID auf Besitzer ziehen:

®in Tabelle tblFahrzeuge nun in Spalte Besitzer Zahlen eintragen (nur die möglich, für die in tblPersonen eine PID besteht; referentielle Integrität!)

®Mastertabelle tblPersonen (die mit dem Primärschlüssel)

®Detailtabelle tblFahrzeuge (mit Beziehung zum Primärschlüssel)

Referentielle Integrität:

o in der Detailtabelle sind nur Daten zugelassen, für die es in der Mastertabelle einen Referenzdatensatz gibt (hier: PID)

o in der Mastertabelle dürfen Datensätze nicht gelöscht werden, wenn sie in der Detailtabelle verwendet werden

Dateneingabe in tblFahrzeuge soll komfortabel erfolgen:

Ziel: Auswählmöglichkeit (Namen)

®Nachschlageassistent

o Entwurf von tblFahrzeuge, Besitzer, Datentyp ®Nachschlageassistent

o ®Nachschlagefeld soll Werte einer Tabelle entnehmen

o Name: tblPerson

o Felder: PID und Name (mindestens)

o Schlüsselspalte ausblenden

o Beschriftung

o Fertigstellen

®Assi ändert Feldname Besitzer in PID!

neue Tabellen:

o tblRefIntTestMaster

o Name (Text)

o Geboren (Datum/Zeit)

o tblRefIntTestDetai

o Kind (Nachschlageassi zu Name tblRefIntTestMaster)

o Spielzeugl (Text)

o Extras ®Beziehungen (vorher Tabellen schließen!)

o Tabellen ...Master und ...Detail einfügen und Beziehung zwischen Namen herstellen

o RMT: Beziehung bearbeiten:

o alle drei Optionen auswählen

Aktualisierungsweitergabe

o Wenn in der Schlüsselspalte der Master-Tabelle Daten geändert werden, dann werden Daten in Detailtabelle auch geändert

Löschweitergabe:

o Löschen eines Datensatzes in der Master-Tabelle führt zum Löschen aller zugehörigen Detaildatensätze

Frage:

frmFahrzeuge: Wie werden Besitzer angezeigt?

o RMT ®Ändern zu ®Kombinationsfeld

o Eigenschaft Datensatzherkunft auf

o Abfragegenerator ®Wahl tblPersonen , PID und Namen anzeigen lassen, dann schließen (Speichern? Ja!)

o Spaltenzahl 2

o Spaltenbreite 0; 2

Anzeige sodann:

Heiratsvermittlung:

tblDamen

o DID mit Primärschlüssel

o Name

o Vorname

o Geboren

o ...

tblHerren

o HID mit Primärschlüssel

o Name

o Vorname

o Geboren

o ...

tblTreffen

o TID mit Primärschlüssel

o Er

o Sie

o gefunkt

o Datum

o ...

Eingabekomfort durch Nachschlage-Assi!

2000-10-18

Access 2000 – Datenbank-Management-System

Heiratsvermittlung:

Der Index erzwingt die Eindeutigkeit, d.h. eine Kombination aus „Er“ und „Sie“ tritt nur einmal auf.

Jedem Datensatz der Master-Tabelle können mehrere Datensätze der Detail-Tabelle zugeordnet sein.

zu Aufgabe 2:

Primärschlüssel zu zwei Feldern stellt sicher, dass jede Kombination nur einmal vorkommt

zu Aufgabe 3:

Feld Besitzer in tblTest2 muß vom Typ Text sein, weil Primärschlüssel in tblTest1 diesen Typ hat

zu Aufgabe 5:

Der Nachschlage-Assi legt noch eine Beziehung an (unnötig)

Indizes

o eine gespeicherte „Stichwortliste“ dieser Spalte

o z.B. in tblBuch die Spalte Titel indizieren ÞIndex-Spjalte mit Titel extra sortiert und gespeicherat

o die Suche nach Titel geht dann schneller, weil nur Index durchsucht wird

Primärschlüssel:

o ein spezieller Index

o gestattet nicht Null

o ist eindeutig

o besitzt die Eigenschaft „primary key“

Eindeutigkeit (ein oder mehrerer Felder):

o Primärschlüssel verwenden

o oder einen einfachen Index mit der Eigenschaft „eindeutig“

Beziehungen

ohne referentielle Integrität

o z.B. in Abfragen

mit referentieller Integrität

o meist 1:n

o Aktualisierungsweitergabe und Löschweitergabe nicht immer sinnvoll

1:n

Master: 1 Datensatz; Detail: n Datensätze

1:1

(früher wichtig)

personal 1 personal 2

PNr. PNr.

Name Gehalt

Vorname Bemerkung

®Schweißnaht zwischen zwei Tabellen

nur Primärschlüssel können verknüpft werden

m:n

o mehrere Datensätze der einen Tabelle verknüpft mit mehreren Datensätzen der zweiten Tabelle

o z.B. Tabellenverknüpfung Artikel Lieferer

o technische Lösung: aufsplitten in 2 1:n Beziehungen

Beziehungen nur zwischen Feldern gleichen Typs aufbauen! (z.B. Zahl Integer)

Hauptformular und Unterformular

Möglichkeit, einen Master-Datensatz mit seinen Detaildaten anzuzeigen

· Formulare ®Neu ®Formularassistent

· alle Felder aus tblPersonen wählen und alle Felder aus tbl Fahrzeuge wählen, dann <weiter>

· Formulartyp „mit Unterformularen“ wählen <weiter>

· Layout des Unterformulares wählen <weiter>

· Stil auswählen <weiter>

· Titel auswählen (Titel werden zu Namen!) <Fertigstellen>

Das gleiche Formular, aber Option „verknüpfte Formulare“:

tblBuch

Mange: Redundanz (Daten sind mehrfach gespeichert)

Lösung:

tblBuch tblThema

Thema Thema (mit PK)

¥ 1

Nachschlageassistent und eigene Liste

tblBuch Entwurf

o Feld Thema ®Nachschlageassistent

o „Ich möchte selbst Werte eingeben

o Allgemein

o Computer

o Fachbuch

o Kind

o Märchen

o Mosaik

o Roman

o „Nur Listeneinträge“: ja: es werden nur noch Werte aus der Liste akzeptiert

Übung:

· Legen Sie in tblBuch ein Feld Besitzer an, erstellen Sie eine 1:n Beziehung zwischen tblPersonen und tblBuch

· Aktualisieren Sie die Daten in tblBuch mit Hilfe einer Aktualisierungsabfrage (z.B. alle Fachbücher ®3, alle Bücher >10DM ®5,...)

· Legen Sie Hauptformular/Unterformular an

· Legen Sie verknüpfte Formulare an

· Leben Sie eine Abfrage qryBuchbesitzer an, die Namen der Besitzer, Buchtitel, Autor, Preis, Thema anzeigt (vermeiden Sie ein kartesisches Produkt)

· Erstellen Sie einen Bericht, der die Bücher nach Besitzernamen gruppiert und nach Autor, Titel, sortiert anzeigt – benutzen Sie auch Zwischensummen u.a.

Access-Sicherheit

· Eine Datenbank kann ein Kennwort erhalten, nur nach Kennworteingabe kann die Datenbank geöffnet werden

· man kann Access absichern, so dass jeder User sich anmelden muß und bestimmte Rechte in bestimmten Datenbanken hat

· man kann sich im Netz zu Gruppen zusammenschließen und Benutzer sowie Rechte verwalten

PC1 PC2 PC3

Kuno Klara Horst

DB1

Datenbankkennwort

· Datenbank exklusiv öffnen

· Extras ®Sicherheit ®Datenbankkennwort zuweisen

Entfernen des Kennwortes

· Exklusiv öffnen

· Extras ®Sicherheit ®Datenbankkennwort löschen

Geschützes Access

Dem Benutzer „Administrator“ muß ein nichtleeres Kennwort zugewiesen werden

Extras ®Sicherheit ®Benutzer- und Gruppenkonten

· Anmeldungskennwort ändern

· Benutzername: Administrator

· Anmeldung: Admin(istrator)

· Kennwort:

Access-Schutz entfernen

Der Benutzer Administrator muß das leerre Kennwort erhalten:

Benutzerstratiegie:

Alex (alles) darf

Nils (nix) darf nicht

Access absichern

Test:

einmal als Nils und

einmal als Alex anmelden

Wie ändert Alex sein Kennwort?

1. Access starten; als Alex anmelden (leeres Kennwort)

2. Extras ®Sicherheit ®Benutzer- und Gruppenkonten (Anmeldungskennwort ändern

Access Sicherheit-Rechtevergabe

Extras ®Sicherheit ®Benutzer- und Gruppenberechtigungen

Beispiel: Recht, eine Datenbank zu öffnen

1. als Administrator Access starten; Datenbank öffnen

2. Extras ...®...berechtigungen

Erst:

Der Gruppe Benutzer das Recht „Öffnen“ und „Exklusiv öffnen“ (Datenbanken) entziehen

Dann:

User Alex das Recht öffnen erteilen

User Nils das Recht öffnen nicht erteilen

2000-10-19

Access 2000 – Datenbank-Management-System

Beziehung:

Verknüpfung von zwei Feldern unterschiedlicher Tabellen

Namen Gegenstände

Nr. Name

Vorname Benutzer

Name

ohne Beziehungen mit Beziehungen:

Ball Meier Ball 1

Teller Lehmann Teller 2

Spiel Lehmann Spiel 2

Hose Schmidt Hose 3

Hemd Meier Hemd 1

Normalisierung:

Aufsplittung der Daten nach bestimmten Regeln:

1. Normalform: Felder müssen atomar sein

2. Normalform: alle Nicht-Schlüssel-Felder müssen vom Gesamtschlüssel

abhängen

Sicherheitskonzept:

Dbank900.mdb

Datenbank-Kennwort

Benutzerrechte

Gruppenrechte

msaccess.exe

c:\Programme\Microsoft Office\Office\SYSTEM.MDW

Benutzernamen

Passwörter

In der Datenbank:

Benutzer und Benutzerrechte

Gruppen und Gruppenrechte

d.h. Alex ist Mitglied der Gruppe „Benutzer“ und hat

Rechte der Gruppe plus eigene Rechte

Recht Datenbank öffnen

Gruppe Benutzer darf nicht

Alex darf

Nils darf nicht

Nächster Test:

Alex soll tblBuch öffnen dürfen

Nils nicht

Access im Netz

Datensperrung festlegen

· Extras ®Optionen ®Weiter

· Standard bei Datensperrung

o keine

o alle (=Tabelle)

o bearb. Datensatz (»einer 8kB großen Seite) Þsinnvoll

Arbeitsgruppen-Management:

c:\Programme\MicrosoftOffice\Office\wrkgadmin.exe

Macros – Erste Schritte

Maros ®Neu

· Formulare ®Neu ®Entwurf

· Speichern als frmMakroTestFenster1

· Steuerelement Befehlsschaltfläche aus Toolbox

o Name cmd1

o Beschriftung (egal)

o Registerkarte Ereignis: Beim Klicken ®TestMakro1

· Ausdrucksgenerator

Bedingung prüfen

Ziel:

· User gibt etwas in Textfeld ein, betätigt Befehlsschalter

· Makro:

o Eingabe prüfen, ob Zahl eingegeben wurde

§ Meldung „Zahl“: die Zahl nennen

§ Meldung „keine Zahl“: den Inhalt nennen

„ist numerisch“ einfügen:

Resultat: Ist Numerisch ([Formulare]![frmMakroTestFenster1]![txtBedingung])

2000-10-20

Access 2000 – Datenbank-Management-System

Literatur:

Bauder/Bähr: Access 2000

· Grundlagen und Praxiswissen (21100)

· Programmierung (21101)

· Hanser-Verlag

startet TestMakro2

TestMakro2

· soll prüfen, ob die Eingabe numerisch ist

· Wenn Ausdruck numerisch ®Meldung und Anzeige

· Wenn Ausdruck nicht numerisch ®entspr. Meldung und Anzeige

· Bei Eingabe eines numerischen Ausdrucks:

· Bei Eingabe eines nichtnumerischen Ausdrucks:

Ablaufplan des Makros

· Start, Ende:

· Verarbeitung, Ein-/Ausgabe:

· Verzweigung:

· Verbindung:

· Flusslinie:

2000-10-23

Access 2000 – Datenbank-Management-System

Makros

Bisher:

· Makro besteht aus Aktionen

· Aktionen können Argumente (Parameter) besitzen

o StoppMakro hat keine

o Meldung hat 4

· Makro kann durch ein Ereignis ausgelöst werden

· Es gibt eine Bedingungsspalte

o diese kann ein- und ausgeblendet sein

o wenn eine Bedingung drinsteht, wird die Aktion in dieser Zeile nur ausgeführt, wenn die Bedingung wahr ist

o wenn die Bedingungsspalte leer ist, wird Aktion in dieser Zeile immer ausgeführt

o Falle: Bedingung 1>1 eintragen und Bedingungsspalte ausblenden Þkann nie wahr sein ÞAktion in dieser Zeile wird nie ausgeführt!!!

o „...“ in Bedingungsspalte bedeutet: die Bedingung gilt noch, d.h. mehrere Aktionen unter einer Bedingung ausführen

Spalte Makros

· jedes Makro steht im Datenbankfenster unter Makros

· damit die Anzahl hier nicht zugroß wird, kann man Makrogruppen bilden

o z.B. plus, minus, mal, durch ®4 Makros

· Elemente der Makrogruppe bekommen Unternamen:

o z.B. „Rechnen.Addieren“, „Rechnen.Subtrahieren“

Was soll das Makro Rechnen.Addieren bewirken?

Zahl aus txtEingabe1 + Zahl aus txtEingabe2 in txtAusgabe schreiben

· Prüfe, ob in txtEingabe1 eine Zahl steht (nein: Stop; ja: weiter)

o evtl. Fehlermeldung

· Prüfe, ob in txtEingabe2 eine Zahl steht (nein: Stop; ja: weiter)

o evtl. Fehlermeldung

· addiere diese Zahlen, gib Ergebnis aus

®5 Aktionen (=Zeilen) im Teil Addieren

SetzenWert

Feld = wohin? ([Formulare]![frmMakroTestFenster1]![txtAusgabe] („Pfad“)

Ausdruck = was?

Bei Addition: aus 2 + 2 wird 22!

®der Ausdruck 2 muß zur Zahl 2 definiert werden. Um Ergebnisse als Dezimalzahlen anzeigen zu können, wird die Eigenschaft der Zahl auf „single“ festgelegt.

Þ ZSingle(Ausdruck)

Aktionen bisher:

· Meldung (4 Argumente)

· StoppMakro

· SetzenWert (2 Argumente)

Testen von Makros

®Makroentwurfsfenster

®geht nicht bei allen Makros immer:

z.B. TestMakro2 und Rechnen das Formular frmMakroTestFenster1 benötigen

Ein Makro zum Beenden von Access

neues Makro AccessBeenden

als eine Aktion Verlassen

Argument Alles Speichern

Vorgeschaltete Bedingung:

als Bedingung:

Meldung („Soll Access beendet werden?“; 4+32; „Frage“)=6

Funktion Meldung Inhalt Typ Titel Rückgabe

Typ:

Icon + Schalter

Icon:

16 Kritisch

32 Fragezeichen

48 Ausrufezeichen

64 Information

0 kein

Schalter:

0 nur O.K.

1 o.k., abbrechen

2 Abbruch, Wiederholen

3 Ja, Nein, Abbrechen

4 Ja, Nein

5 Wiederholen, Abbrechen

Rückgabewerte

1 O.K.

2 Abbrechen

3 Abbruch bzw. Beenden

4 Wiederholen

5 Ignorieren

6 Ja

7 Nein

frmBuchMakrosteuerung

Erstellen von mehreren Befehlsschaltern

1. Befehl0 umbenennen zu cmdTitelA

2. Größe des Befehlsschalters anpassen; Beschriftung „A“

3. Markieren, Kopieren, Einfügen; Name und Beschriftung ändern

4. beide markieren, Kopieren, Einfügen

Das Makro Titelfilter

Makroname Aktion Bedingung (Argument)

A AnwendenFilter [Titel] Wie „A*“

(Zeile kopieren, einfügen und ändern)

...bis Z

Das Makro Autorfilter

®Makro TitelFilter Speichern unter: AutorFilter

Makroname Aktion Bedingung (Argument)

A AnwendenFilter [Autorname] Wie „A*“

(Zeile kopieren, einfügen und ändern)

...bis Z

Wie funktioniert ?

· Suchbegriff

· Frage, ob aktuelles Feld oder ganze Tabelle durchsucht wird

· Frage, ob Anfang, Teil, ganzes Feld

· Frage der Richtung in der Suche

Neues Makro BuchSuchen

Titelanfang eingeben:

Auslösen durch txtEingabe ®Ereignis bei Änderung:

· zum Titel springen

· Suchen wie oben (Titel suchen)

· zurück zu txtEingabe springen

2000-10-24

Access 2000 – Datenbank-Management-System

frmBuchMakrosteuerung

Titelanfang eingeben:

· Aufruf „Bei Änderung“

· Gehe zu Steuerelement Wie bei Titelsuchen

· SuchenDatensatz Wie bei Titelsuchen

· Gehe zu Steuerelement (txtEingabe)

· Tastaturbefehl {F2}

Damit bei Löschen der Eingabe keine Fehlermeldung erscheint wird eingefügt:

Damit die Suche beim Zurücknehmen von Buchstaben nicht hakt:

Datensatz direkt anzeigen:

1. Zeile:

Nicht IstNumerisch (txtDatensatz) StopptMakro

2. Zeile

...txtDatensatz <=0 StopptMakro

DomAnzahl zählt die Datensätze aus einer bestimmten Quelle

einfachste Anwendung:

DomAnzahl(„[Titel]“;“tblBuch“)

3. Zeile:

Bedingung

Zsingle([Formulare]![frmBuchMakrosteuerung]![txtDatensatz])>DomAnzahl(„[Titel]]“;“tblBuch“)

Zusammenfassung der Neuen Funktionen:

· AnwendenFilter

· SuchenDatensatz

· AusführenMakro

· GeheZuDatensatz

· AnzeigenAlleDatensätze

· GeheZuSteuerelement

· Tastaturbefehle

Das Makro autoexec

· wird (wenn vorhanden) nach öffnen der Datanbank ausgeführt

o z.B. neues Makro ®autoexec

o Aktion: ÖffnenFormular

o Formularname frmBuchMakrosteuerung

Datenbank für Bestellabwicklungen

Artikel Lieferanten

1. Erweiterung:

· aus den Beziehungen des Nachschlageassistenten sollen Beziehungen mit referentieller Integrität werden

Das Makro Ausgang

· wird über cmdAusgang in frmAusgang gestartet

· soll

o höflich fragen, ob wir buchen wollen

o nachsehen, ob schon gebucht

o Anzahl von Bestand abziehen, wenn Zahl nicht negativ, nicht zu viele

o als gebucht markieren

1. Zeile:

Bedingung:

· Meldung(„Möchten Sie buchen?“;4+32;“Titel“)=7

Aktion:

· StoppMakro

2. Zeile:

Bedingung:

· [Formulare]![frmAusgang]![Gebucht]= -1

Aktion:

· Meldung „Schon gebucht“

3. Zeile:

Bedingung:

· ...

Aktion:

· StoppMakro

4. Zeile:

Aktion:

· ÖffnenFormular (Formularname: frmArtikel)

2000-10-25

Access 2000 – Datenbank-Management-System

5. Zeile:

Bedingung:

· [Formulare]![frmAusgang]![Anzahl]<1

Aktion

· Meldung „Negative Zahl oder Null!“

6. Zeile:

Bedingung:

· ...

Aktion:

· Schließen: Objekttyp Formular, Objektname: frmArtikel

7. Zeile:

Bedingung:

· ...

Aktion:

· StoppMakro

8. Zeile:

Bedingung:

· [Formulare]![frmArtikel]![Bestand] – [Formulare]![frmAusgang]![Anzahl] < 5

Aktion:

· Meldung „Mindestbestand unterschritten“

9. Zeile wie 6.

10. Zeile wie 7.

11. Zeile:

Aktion:

· SetzenWert

o Feld: [Formular]![frmArtikel]![Bestand]

o Ausdruck: [Formular]![frmArtikel]![Bestand] – [Formulare]![frmAusgang]![Anzahl]

12. Zeile:

Aktion:

· SetzenWert

o Feld: [Formulare]![frmAusgang]![Gebucht]

o Ausdruck: -1

13. Zeile:

Aktion:

· ÖffnenBericht

o Berichtsname: rptRechnung

o Ansicht: Seitenansicht

o Bedingung: [ANummer]=[Formulare]![frmAusgang]![ANummer]

Bericht

rptRechnung

Kundenname:

· Kombinationsfeld

o Steuerelementinhalt: [Formulare]![frmAusgang]![Kundennummer]

o Datensatzherkunft: Nummer und Name aus tblKunde (Spaltenzahl: 2; Spaltenbreite: 0;2)

2000-10-26

Access 2000 – Datenbank-Management-System

Zzzzz

Makros – eine Zusammenfassung

Wozu?

· Aktionen, die manuell ausführbar sind, automatisch ausführen lassen

Vorgehen:

· manuell Aktionen notieren

· bestimmte Eventualitäten notieren (z.B. Bestand zu klein,...)

Überlegen, wodurch das Makro gestartet werden soll

· beim Klicken

· bei Änderungen

· ...

Die Bedingungsspalte

· Inhalt muß eine wahre oder falsche Aussage sein (1=4 ist falsch)

· Aussage besteht aus Ausdrücken

· Ausdruck

o Objektname oder Funktionsname oder Variablenname/Konstantenname in Basic

o allein oder in Verbindung mit Operatoren + - * / < > = <>

o [Objekt27] < Datum()

Objekt Funktion

o Meldung („Soll ich?“;4)=6 ist eine Funktion

o Vollständige Objektnamen: [Gruppe]![NamedesObjektes]![Unterobjekt]...

[Formulare]![frmTest1]![txtName]=“Testwort“

txt Textfeld

lbl Bezeichnungsfeld

cmd Befehlsschalter

cbo Kombinationsfeld

Automatisierung der Heiratsvermittlung.mdb

Bisher: neu dazu:

tblDamen Vergeben

tblHerren Vergeben

tblTreffen Bearbeitet

Makroaktionen:

· Wenn Bearbeitet wahr ist, stopp

· Wenn Gefunkt wahr ist:

o frmHerren öffnen, Herr suchen, vergeben auf wahr

o frmDamen öffnen, Dame suchen, vergeben auf wahr

· bearbeitet auf Wahr setzen

Visual Basic – Erste Schritte

Programmieren:

· dem PC eine Folge von Anweisungen erteilen

· in einer bestimmten Sprache anweisen

o Basic

o Java Script

o Delphi

o C++

o …

Anweisungen

· Vereinbarungen

o “Lege mir eine Variable namens “A” an.” ®Dim A

· Wertzuweisungen

o „Speichere die Zahl 4 in der Variablen A ®A=4

o „Speichere den momentanen Wert von A plus 7 in der Variablen A“ ®A=A+7

A =A+7

linke Seite rechte Seite

Wer bekommt den Wert? Was ist der neue Wert?

· Einfache Anweisungen

o „Melde mir ‚Hallo’“ ®MsgBox „Hallo“

· Wertzuweisungen mit Funktionen

o z.B.: Absoluter Betrag

A =ABS (-4)

Wer? Funktionsname Argument (in Klammern!)

A=MsgBox(„Soll ich?“,4) ist ein Meldung

A=InputBox(„Gib etwas ein“) ist eine Eingabeaufforderung

· Verzweigungen

Wenn Bedingung dann Anweisung

If A<7 Then MsgBox “Kleiner”

oder

If A<7 Then

MsgBox “Kleiner”

End If

Wenn Dann Sonst

IfA<7 Then MsgBox “Kleiner” Else MsgBox “nicht kleiner”

oder:

IfA<7Then

MsgBox „Kleiner“

Else

MsgBox „nicht kleiner“

End If

· Schleifen

o Anweisungen mehrfach ausführen

For-Next-Schleife

z.B. zähle von 1 bis 10

DimI

ForI=1To10 (ForZählvariable = Startwert To Endwert)

MsgBoxI

NextI (Nimm das nächste I)

Durchlauf 1:

I ist 1 ®Meldung: „1“

I wird um 1 erhöht und geprüft, ob der Endwert erreicht ist

Durchlauf 2

I ist 2 ®Meldung: „2“

...

Durchlauf 10

I ist 10 ®Meldung: „10“

Erhöhung: Prüfung negativ ÞEnde der Schleife

Do-Loop-Schleife

Do While Bedingung

Anweisungen

Loop

z.B.:

DimA

DoWhileA<>7 (Do While Bedingung)

A=MsgBox(“Noch mal?”,4)

Loop (Anweisung)

Übung:

Desktop ®RMT ®Neu ®Textdatei

Umbenennen in Erste.vbs

RMT ®Bearbeiten oder ®Ändern

Eingabe:

Schließen, Speichern, mit Doppelklick auf das Icon ausführen und staunen.

InputBox liefert Text zurück (String)

MsgBox erwartet Text

Umwandlungsfunktionen:

· CInt() Integer

· CSng() Single

· CStr() wandelt Zahl in Text um

· CDbl() Double

Weitere Übung:

Kommentarzeile beginnt mit Hochkomma und endet mit Enter

...und noch eine:

Dbank900.mdb

neues Formular frmBasic1

· Befehlsschalter cmdBefehl1

· Beschriftung Mein erster Befehl

Das Codefenster:

Schließen und zurück zu Access:

2000-10-27

Access 2000 – Datenbank-Management-System

frmBasic1 erweitern

cmdForNext: hier hinein den Code der Schleife2.vbs

cmdEigenschaften

Allgemein:

Steuerelementname.Eigenschaft=Wert

In VB sind 8 Farben als Konstanten definiert:

cmdPlus:

cmdMinus, cmdMal und cmdDurch nach selbem Muster, aber Wert 0 in txtText2 bei Division verhindern:

Am Anfang des Code-Editors muß stehen:

Wenn Option Explicit automatisch in neue Formulare übernommen werden soll,

Codefenster

®Extras ®Optionen

„Variablendeklaration erforderlich“ aktivieren

Þnur deklarierte Variablen werden verwendet

Datenbankzugriffe

DAO-Objektmodell

Data Acess Objects

ADO-Objektmodell

ActiveX Data Objects

Codefenster

Extras ®Verweise

DAO 3.6 muß vor ADO 2.1 stehen!!!

Hierarchie der DAO

DBEngine (Datenbank-Engine)

Workspaces (Arbeitsbereiche)

Data Bases (Datenbanken)

Table Defs (Tabellenstruktur)

Fields (Felder)

Query Defs (Abfrage)

Fields (Felder)

Beispiel:

Der Name des dritten Feldes der zweiten Tabelle meiner einzigen Datenbank:

DBEngine.Workspaces(0).Databases(0).TableDefs(1).Fields(2).Name

Objekte haben Eigenschaften und Methoden (Funktionen)

Me.Caption ist eine Eigenschaft

Zeilenfortführungsoperator im Editor:

Leerzeichen – Unterstrich – Enter

ÞZeilenumbruch innerhalb einer Befehlszeile

Inhalt des Codefensters für cdmAllgemein:

cdmTabellen:

cdmAbfragen:

2000-11-01

Access 2000 – Datenbank-Management-System

Access-Programmierung DAO

· Objektbibliothek DAO3.6 muß über Extras ®Verweise eingebunden werden

· DAO muß in der Priorität vor ADO stehen

· Objekt DBEngine (das Access-Herzstück)

o ®Eigenschaft ®Version

· Auflistung Workspaces

o Objekt Workspaces(0) (aktueller bzw. erster Arbeitsbereich)

· Auflistung Databases

o Objekt Databases(0) (die erste Datenbank)

§ um die Datenbank, die gerade geöffnet ist, anzusprechen: DBEngine.Workspaces(0).Databases(0)

· zur Abkürzung Objektvariablen:

Dim DB1 As Database

Variable Objekttyp

Set DB1 = DBEngine.Workspaces(0).Databases(0)

· ®Zuweisung einer Objektreferenz an eine Objektvariable immer mit “Set“!

· Auflistung TableDefs die Eigenschaft „Count“ zuweisen; z.B.:

MsgBox DB1.TableDefs.Count

· Objekt TableDefs(9) die Eigenschaft “Name” zuweisen”; z.B.:

MsgBox DB1.TableDefs(9).Name

· Auflistung Fields die Eigenschaft Count zuweisen; z.B.:

MsgBox DB1.TableDefs(9).Fields.Count

· Objekt Fields(2) die Eigenschaft Name zuweisen; z.B.:

MsgBox DB1.TableDefs(9).Fields(2).Name

frmBasic2 (Dbank900)

cmdTabelleUntersuchen2

cmdDatenbankErstellen:

cmdTabErstellen

Das Recordset-Objekt

· eine Datensatzgruppe

· Quelle kann Tabelle, Abfrage oder SQL-Befehl sein

· Fields-Auflösung

· ...Fields(X).value – der Feldinhalt

o TableDef Entwurf

o QueryDef

· Recordset ®Daten

2000-11-02

Access 2000 – Datenbank-Management-System

frmBasic2/Dbank900

cmdRSSQL2

· Recordset aller Computerbücher nach Preis absteigend sortiert

Navigator:

Befindet sich das Formular auf dem letzten Datensatz und wird der nächste angewählt, befindet sich das Formular auf einem ungültigen Datensatz ÞAbsturz...

Bearbeiten

1. Edit-Methode ausführen

2. Feldinhalte ändern

3. Update-Methode ausführen

cmdBearbeiten

Filtern und Sortieren:

· Filter und Sort sind Eigenschaften des Recordset Objektes

· nach Anwenden eines Filters oder einer Sortierung muß das Recordset-Objekt neu geöffnet werden

cmdFilter

Abfrage-Buttons:

Es soll:

1. eine neue Abfrage in der Datenbank erstellt werden

2. die Daten in frmRSTest angezeigt werden

3. die Abfrage gelöscht werden

zu 1.: CreateQueryDef (Methode der Datenbank)

zu 2.: mit einem Recordset-Objekt

zu 3.: Delete-Methode der QueryDefs-Collection der Datenbank

cmdQryAbfrage1Erstellen

frmBuchBasicsteuerung

cmdTitelA

· Makroaktion ApplyFilter wird ausgeführt

1. Erweiterung:

auf Datenänderung mit Frage reagieren

Textfeld ®Titel ®Ereignis ®Vor Aktualisierung

2. Erweiterung:

· bei Besitzeränderung soll

1. Nachgefragt werden, ob...

2. Person mit Nummer 2 soll niemals ein Buch erhalten dürfen

cmdSuchTitel

2000-11-03

Access 2000 – Datenbank-Management-System

frmBuchBasicsteuerung

Makro Suchen.BeiEingabe

als Makro in VB

Gehe zu Steuerelement (Titel) Titel.SetFocus

Wenn IstLeer (txtEingabe) ®Stopp

SuchenDatensatz FindFirst

GehezuSteuerelement (txtEingabe)

Tastaturbefehl F2 Sendkeys